De Omgevingswet maakt heel veel los. Niet alleen op wetgevingsgebied zijn de veranderingen ingrijpend, maar ook voor organisaties zoals de gemeente is de opgave groot, zowel op het technische, juridische als het organisatorische vlak. Nu is eenieder gewend om deskundig zijn of haar eigen ding te doen en het liefst los van elkaar. Dat is jaren goed gegaan. Na 1 januari 2021 moeten deze deskundigen niet alleen gezamenlijk optrekken, maar ook direct al rekening gaan houden met elkaars belangen. En dan mogen we de externe partijen niet vergeten. Daar blijft het niet bij, want knelpunten dienen (ter voorkoming van faalkosten) zoveel mogelijk parallel te worden opgelost, waarmee afscheid wordt genomen van onze serie-geschakelde interne werkwijze.
Waar komen al deze veranderingen vandaan? Door de samenvoeging van wetgeving op het gebied van de fysieke leefomgeving worden alle thema’s aan elkaar gekoppeld en is men genoodzaakt om veel integraler te gaan kijken naar de bestuurlijke en maatschappelijke opdrachten die er liggen. Door deze samenvoeging worden bij elke keuze tegelijk alle gevolgen zichtbaar. Gevolgen die nu ook al zichtbaar zijn, maar vreemd genoeg geen onderdeel uitmaken van de oplossing. In ieder geval geen bindend onderdeel. In de huidige werkwijze – gebaseerd op samenwerking – richt de methodiek zich meer op het meenemen van de belangrijke stakeholders dan het vanaf de start laten meewegen van hun belangen. In de serie geschakelde oplossing vallen er hoe dan ook belangen van tafel, omdat daarvoor op een later tijdstip om allerlei redenen geen ruimte mee voor is. Integraal werken leidt tot beter afgewogen en verantwoorde besluiten.
Een duidelijk voorbeeld is de wijze waarop (bouw)initiatieven binnen een gemeente worden opgepakt. Het initiatief wordt eigendom van een behandelaar of adviseur (meestal stedenbouw) en werkt zich onder diens verantwoordelijkheid door het gemeentelijk apparaat. En passant worden er afdelingen/belangen bij betrokken en dit leidt vaak tot een op het eerste oog aanvaardbare uitkomst. Echter onder de Omgevingswet spelen er niet meer alleen belangen waar standaard rekening mee moet worden gehouden, maar moeten deze en andere nu nog onzichtbare belangen ook een plek krijgen in de oplossing. In feite betekent dit dat er vanuit de opgave/het initiatief een andere koers moet worden gevaren. Deze integrale aanpak is een van de belangrijkste en moeilijkste veranderingen van de Omgevingswet. Een integrale benadering van bouwinitiatieven leidt zonder meer tot betere (verdedigbare) beslissingen, maar daar is wel een breuk met de huidige werkwijze voor nodig.
Om deze reden is in Den Haag al in februari 2017 gestart met de Vergunningtafel. De eerste reden is hierboven al beschreven. Een tweede belangrijke reden was de ontwikkeling van een bestemmingsplan met verbrede reikwijdte Binckhorst in welk plan wordt geëxperimenteerd met de mogelijkheden die de Omgevingswet biedt. Het beoordelen van bouwplannen met toepassing van de salderingsmethodiek is niet mogelijk als de adviseurs daar niet gezamenlijk keuzes in maken en standpunten over innemen. Dit houdt een nieuwe werkwijze in en een ander manier van denken, werken en handelen krijg je alleen onder de knie als je het gaat doen.
De Vergunningtafel
In een aparte ruimte en een scrum-achtige opzet zijn de gemeentelijke adviseurs en de ketenpartners bij elkaar gebracht om gezamenlijk aanvragen te bespreken en te beoordelen. Deze Vergunningtafel is onder een externe begeleider gestart met een aantal afspraken (tafelmanieren) over onderlinge verhoudingen en professioneel gedrag én met steun en instemming van het management. Alle mooie ideeën en vooruitzichten ten spijt is het een parcours van vallen en opstaan. Kinderziekten, weeffouten met de workflowsystemen e.d. maken deze nieuwe aanpak niet eenvoudig. Na verloop van tijd ontstond er echter een andere synergie binnen dit “scrumteam”. Er kwam vertrouwen en een gevoel van gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Niet meer alleen maar verantwoordelijk zijn van jouw eigen advies, maar voor het eindresultaat (de vergunning of de weigering daarvan). Ook het gedurende het proces kunnen bijsturen werd als positief ervaren en de mogelijkheid om gezamenlijk problemen door te spreken met de initiatiefnemer. Sectoraal shoppen binnen het gemeentehuis werd hiermee voorkomen. De gezamenlijk verantwoordelijk voor de eindbeslissing leidt niet direct automatisch tot integralere advisering. In het begin gaat het nog steeds om sectorale adviezen, die weliswaar de deelnemers inzicht geven in beweegredenen en juridische en technische kaders, maar ze blijven sectoraal.
Binnen de Vergunningtafel Binckhorst (intussen omgezet naar Omgevingstafel) is ervoor gekozen om meer te gaan adviseren binnen de kaders (de pijlers) van het plan Binckhorst. Wat en wie bepalen of een plan bijdraagt aan de ruimtelijke kwaliteit of een gezonde leefomgeving. Dat zijn altijd meer dan 1 adviseur, soms 3 of 4. Deze adviseurs zullen nu gezamenlijk moeten komen tot de conclusie of een plan bijdraagt aan de ruimtelijke kwaliteit, welk beoordelingskader is opgebouwd uit een aantal elementen, zoals stedenbouw, Verkeer, economie, gezondheid, veiligheid. Een gewogen gemiddelde of een goede balans tussen deze thema’s maakt een integraal advies. Als de focus niet meer primair op de eigen deskundigheid is gericht, maar op het beoordelingskader (ruimtelijke kwaliteit) zal dit op den duur gaan leiden tot verantwoordelijke besluiten, waarin al deze thema’s de plek krijgen die ze verdienen.
Hier doemt ook de metafoor van Mikado (oorsprong Michael van Heek en John van der Goes) op. Bij het bekende mikado is het zaak om één stokje op te pakken zonder de andere stokjes te bewegen. Eén voor één. De Omgevingswet dwingt ons opdrachten gezamenlijk uit te voeren. Die kunnen niet sectoraal worden opgepakt. Bij Mikado 2.0 zullen 2 of drie spelers tegelijk meerdere stokjes oppakken. Het komt aan op afspraken, samenwerken en tegelijk handelen. Dat vraagt nieuwe technieken, spelregels en afspraken.